گام های جدید فناوری در سازمانهای قضایی

راه اندازی دفاتر بدون کاغذ یکی از اهدافی است که امروزه در بیشتر شرکت ها دنبال و به عنوان یک ایده آل برای مدیران محسوب می شود. در بیشتر اداراتی که سلسله مراتب آنها به صورت عمودی و از بالا به پایین است، اسناد و مدارک قانونی (نظیر خلاصه پرونده ها، استشهادنامه ها، فرم ها و نامه ها در دادگاه) به صورت دستی بررسی می شود و مدیران این مراکز کمتر به اسناد و فایل های کامپیوتری اطمینان می کنند. بیشتر مراکز قضایی و قانونی از گذشته های دور در تلاش بودند با حذف کاغذ، سرعت بیشتری را به فرآیندهای درونی و سازمانی خود ببخشند. به هر حال باید توجه داشت که حذف کاغذ و انجام برخی از فرآیندهای قضایی به کمک کامپیوتر هرگز به معنی کاهش هزینه های یک سازمان نخواهد بود.

Ice Miller نام یک مرکز قضایی است که زیر نظر پلیس ایالت ایندیانا آمریکا فعالیت می کند و مدتی است که مدیران آن تصمیم گرفته اند با به روزکردن دستگاه های کپی، گامی جدید در دنیای دیجیتالی بردارند. در اواسط سال ???? شرکت Ice Miller قراردادی را با شرکت بزرگ و صاحب نام زیراکس (Xerox) منعقد کرد تا به موجب آن بتواند از دستگاه های کپی چندرسانه ای جدید که قابلیت های مختلفی دارند، استفاده کند.

 تونی دلورا (Tony DeLoera) که مدیریت مرکز فناوری Ice Miller را برعهده دارد در آن زمان از سرعت و کیفیت دستگاه های زیراکس رضایت چندانی نداشت، به همین خاطر از چند عرضه کننده خدمات اداری نظیر Ikon Office Solutions و CopyCo Office Solutions دعوت کرد تا با مراجعه به دفتر مرکزی این سازمان و بررسی سخت افزارها و نرم افزارهای موجود، سیستم متناسب با ??? کارمند Ice Miller را عرضه کنند.

استفاده آسان از این ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری مهم ترین اولویتی بود که Ice Miller دنبال می کرد. از این رو دلورا از شرکت های کوچک یاد شده خواست سیستم های خود را طوری در دفتر مرکزی Ice Miller راه اندازی کنند که همه مدیران و کارمندان بتوانند از آنها استفاده کنند و نتایج تجربیات خود با آنها را به مسؤولین انتقال دهند. Ice Miller برای مدیریت اسناد و مدارک قضایی و قانونی خود از اکتبر گذشته قراردادی را با Hummingbird امضا کرد و از آن زمان تا کنون از نرم افزار OpenText استفاده می کند.

دلورا این روزها به دنبال یک بسته نرم افزاری می گردد تا بتواند آن را روی تمام ماشین های خود نصب کند و در این میان امیدوار است هرچه سریع تر یک شریک سخت افزاری مناسب نیز برای خود برگزیند. اگر این اتفاق به درستی بیافتد، شکاف ایجاد شده بین سیستم های Hummingbird و ماشین های چندکاربردی Ice Miller را از بین ببرد و از این طریق تمام اسناد و مدارک این سازمان الکترونیکی و دیجیتالی شود.

دلورا اعلام کرده که در نخستین بخش دستگاه ها و ماشین های ساده را خریداری خواهد کرد تا کارمندان و مدیران بخش های مختلف به مرور زمان بتوانند استفاده از آنها را بیاموزند. به هر حال پس از مدتی بررسی Ice Miller در سپتامبر ???? تصمیم گرفت چندین دستگاه که هر یک از آنها می توانستند در هر دقیقه ?? صفحه را به صورت سیاه و سفید کپی کنند، از شرکت Ikon Office خریداری کند. با این وجود دلورا در آن زمان اعلام کرده بود که این دستگاه ها هنوز به طور کامل نتوانسته اند نیازهای آنها را برطرف کنند و با نرم افزارهایی که این شرکت خریداری کرده هماهنگ شوند.

دستگاه های خریداری شده از Ikon تفاوت های فراوانی با نرم افزارهای دو شرکت eCopy و Omtool داشت. این نرم افزارها طوری طراحی شده بودند که می توانستند با دستگاه های شرکت Canon خود را تطابق دهند. ترنت میلر (Trent Moss) نماینده پلیس ایندیانا در مرکز Ice Miller به دلورا پیشنهاد کرد که هر یک از این دستگاه ها به طور جداگانه می توانند مزایا و کارایی های فراوانی را برای این مرکز داشته باشند و اگر سیستم آنها به صورت دستی تغییر کند، می توان از همه آنها استفاده کرد. دلورا در آخرین مرحله مجبور بود یکی از این دو نرم افزار را که آسان تر می توانست مورد استفاده قرار گیرد، انتخاب کند.

او برای استفاده از هر دوی این نرم افزارها یک دوره آموزشی برگزار کرد و در عین حال به این نکته واقف بود که تمام قضات فعال در این مرکز علاقه زیادی به استفاده از این ابزارهای جدید ندارند. این نرم افزارها تفاوت بین سیستم مدیریت دو شرکت eCopy و Omtool را نشان می داد. Omtool در نرم افزار قضایی خود که برای شرکت Ice Miller عرضه کرده بود، افراد را مجبور می کرد تمام فعالیت هایی که می خواهند با اسناد و مدارک خود انجام دهند را به نرم افزار اعلام کنند و در مقابل، در نرم افزار eCopy به طور مستقل از روش های موجود در نرم افزار استفاده کنند.

از این رو نرم افزار شرکت eCopy برای قضات این مرکز انتخاب شد. دلورا در این باره گفته بود: «با این نرم افزار، کارمندان ما می توانند تمام اسناد و مدارک خود را اسکن کرده و آن را از طریق پست الکترونیکی به سیستم مرکزی مدیریت سازمان انتقال دهند. این نرم افزار به گونه ای طراحی شده است که می تواند اسناد و مدارک تهیه شده را به فرمت Word تغییر دهد و تغییرات لازم را روی آن ایجاد کند.» دلورا پس از انجام بررسی های فراوان بسته نرم افزاری eCopy ShareScan OP که قابلیت نصب روی تمام دستگاه های کپی این شرکت داشت و همچنین نرم افزار eCopy Desktop که روی کامپیوترهای این شرکت نصب می شد را در اکتبر ???? خریداری کرد.

به گفته ویکی مالیس (Vicki Malis) مدیر بازاریابی eCopy، این شرکت در طول فعالیت چندین ساله خود همواره سعی کرده است نرم افزارهایی را تولید کند که قابلیت هماهنگ شدن با شرایط محیط را داشته باشد و کاربران به سادگی بتوانند از آنها استفاده کنند. این مسئله موجب شد تا برای اولین بار، دستگاه های کپی یک مرکز قضایی بتوانند از نرم افزارهای روز استفاده کنند و قابلیت های خود را تا چندین برابر افزایش دهند.

مالیس در این باره خاطر نشان می سازد: «کارمندان مرکزی که نرم افزار ما در آن نصب شده می توانند به هر یک از دستگاه های کپی که به شبکه نصب شده مراجعه کنند و بدون آنکه هرگونه آموزشی را در این زمینه دیده باشند، به سادگی با فشردن چند دکمه همه امکانات موجود را به کار بندند. این نرم افزار امکان تصویربرداری، تبدیل آن به فرمت های دیجیتالی، و ارسال آن از طریق فکس یا پست الکترونیکی را برای افراد مهیا می سازد.»

به عقیده مالیس، انتقال اسناد و مدارک و ارسال آنها به کمک نرم افزار eCopy نسبت به دستگاه فاکس و کامپیوتر بسیار ایمن تر است و نتایج قابل قبول تری را به دنبال خواهد داشت. eCopy نرم افزارهای خود را طوری طراحی کرده که قابلیت پذیرش حجم وسیعی از اسناد و مدارک مکتوب و دستی را دارد و به همین خاطر می تواند در دفاتر بیمه، مراکز خدمات درمانی و سازمان های ثبت اسناد و مدارک مورد استفاده قرار گیرد.

این طور که دلورا در پی مطالعات و بررسی های خود دریافته است، هماهنگ کردن نرم افزار و سخت افزارهایی که از شرکت های مختلف خریداری شده همواره کار دشواری است. اما به هر حال در این بررسی موردی مشخص شد که این اگر این اتفاق به درستی بیافتد، یک مرکز سنتی نظر سازمان قضایی Ice Miller می تواند گام های موفقی را در دنیای دیجیتالی بردارد و به شرکت های پیشرفته و امروزی بپیوندد. شرکت Ice Miller چند ماه پس از راه اندازی نسخه نرم افزار شرکت eCopy، تصمیم گرفت نگارش بتای نسخه ?.? این نرم افزار را نیز مورد استفاده قرار دهد.

این نرم افزار که تفاوت های فراوانی نسبت به نسخه پیشین داشت قادر بود از فرمت PDF نیز پشتیبانی کند. در نسخه ?.? تمام فایل ها به طور خودکار با پسوند .CRY ذخیره می شد. اگر چه پسوند .CRY می توانست بخش اعظم مشکلات داخلی یک سازمان را از میان بردارد، یک بررسی داخلی نشان داد که این پسوند بیشتر کارمندان را با دردسرهای فراوانی مواجه می کند و در مقابل، فرمت PDF می تواند کارایی های بیشتری برای کاربران داشته باشد.

دلورا همچنین می گوید: «ما در سیستم مدیریت اسناد خود میلیون ها سند و مدرک داریم. این اسناد به طور مستمر مورد استفاده قرار می گیرند و استفاده از نرم افزارها جدید ما را یاری می کند تا بتوانیم از همه آنها استفاده بهینه کنیم.» از ژانویه ???? دفتر مرکزی Ice Miller موفق شد بخش زیادی از مشکلاتی را که در کپی و ارسال اسناد خود با آنها مواجه بود مرتفع سازد. به گفته دلورا، از زمان نصب این نرم افزارها تعداد فاکس های ارسال شده در این سازمان قضایی ?? تا ?? درصد کاهش پیدا کرده است.

در کنار این مسئله، تعداد صفحات چاپ شده به وسیله چاپگرها نیز تا اندازه زیادی کم شد و در مقابل هزینه تعمیر و نگهداری چاپگرها نیز تا اندازه زیادی کاهش پیدا کرد. بر اساس آنچه که در این بررسی موردی نمایان شده، اگر شرکت ها بتوانند هماهنگی لازم را بین سخت افزارها و نرم افزارهای خود به وجود آورند، در این صورت خواهند توانست کارایی و اثربخشی خود را تا چندین برابر افزایش دهند. این مسئله که می تواند در سازمان های غیرقضایی نیز اتفاق بیافتد، با کاهش هزینه های تحمیلی می تواند نتایج رضایت بخشی را به دنبال داشته باشد.

منبع : روزنامه حیات نو