کامپیوتر‌های لپ‌تاپ همانند کاغذ و قلم جزیی از نشست‌های علمی و همایش‌های اقتصادی شده‌اند. امّا آداب و قواعد استفاده از لپ‌تاپ‌ها اغلب نادیده گرفته می‌شوند. بنابراین در این‌جا هفت توصیه‌ی تجربی را به شما ارایه می‌دهیم تا حضور لپ‌تاپ‌ها در نشست‌ها و همایش‌ها به جای آن‌که آزار دهنده و مزاحم شرکت‌کنندگان باشند، به برگزاری بهتر آن همایش‌ها کمک کنند...

آداب استفاده از لپ تاپ

1) مطمئن شوید همراه داشتن لپ‌تاپ منعی ندارد.

بسیاری از افراد، بهره‌وری کامپیوترها در نشت‌های علمی را دست‌کم می‌گیرند، و این صرف نظر از آن است که کامپیوتر‌ها بخشی از ارائه‌ی سخنرانی باشند یا وسیله‌ای برای ضبط مراسم. امّا گاهی لازم است کسانی را که از لپ‌تاپ خود برای کار دیگری غیر از مباحث مربوط به همایش استفاده می‌کنند، منع نمایید.
در واقع برگزاری یک همایش علمی خوب در حالی که لپ‌تاپ‌ها حاضرین را از هم جدا کرده، غیر ممکن می‌نماید. بنابراین بهتر است شرکت‌‌کنندگان در چنین همایش‌هایی لپ‌تاپ‌های خود را به همراه نیاورند، مگر آن‌که دلیل معقولی برای همراه آوردن آن داشته باشند. (البته، این غیر از آن مواردی است که لازم است شرکت کنندگان همایش حتماً لپ‌تاپ‌های خود را به همراه داشته باشند.)

2) وظایف لپ‌تاپ را به دیگران محول کنید.

باز هم تکرار می‌کنیم که لپ‌تاپ‌ها می‌توانند جزء لاینفک یک همایش علمی باشند. اگر لازم است کامپیوتری به برگزاری همایش کمک کند، بهتر است یک نفر را مأمور آن نمایید. اگر قرار است یادداشتی برداشته شود، همان یک نفر می‌تواند این کار را انجام داده، و سپس در پایان همایش آن‌ها را در اختیار سایر شرکت کنندگان نیز قرار دهد.
به همین قیاس، اگر ارایه‌ی سخنرانی همراه با نمایش نمودار و عکس باشد، واقعاً هیچ لزومی ندارد که از بیش از یک کامپیوتر استفاده کنید.
وقتی یک نفر را رسماً مأمور ضبط مراسم می‌کنید، همان یک نفر به این کار مشغول می‌شود و در نتیجه دیگران می‌توانند حواس خود را کاملاً معطوف به سخنرانی کنند. قانون نانوشته‌ای که در این مورد وجود دارد می‌گوید:“ اگر لازم است رو در رو حرف بزنید، لپ‌تاپ‌ها را کنار بگذارید!”

3) خود را آماده کنید تا توضیح دهید چرا با خودتان لپ‌تاپ آورده‌اید.

برگزاری یک همایش علمی خودمانی و نبودن منعی برای حضور لپ‌تاپ‌ها به این معنی نیست که آداب چنین همایش‌هایی را زیر پا بگذارید. اگر کامپیوتر‌تان را به یک نشست ببرید، مؤدبانه‌تر آن است که به مسؤول برگزاری آن نشست بگویید که چرا کامپیوتر خود را همراه آورده‌اید. آیا کامپیوترتان را آورده‌اید که مراسم را ضبط کند یا در هنگام ارایه‌ی سخنرانی به نمایش داده‌های آماری کمک نماید؟ اگر کسی صرفاً کامپیوتر لپ‌تاپ خود را همراه بیاورد، بدون آن‌که منظور خاصی از آن داشته باشد، ممکن است فکر کنند عقده‌ای است و می‌خواهد فقط پُز بدهد.

آداب استفاده از لپ تاپ

4) کمی ملاحظه داشته باشید!

صرف آن‌که یک لپ‌تاپ جلوی خود گذاشته‌اید، الزاماً به این معنی نیست که مدام باید از آن استفاده کنید. حتا اگر مشغول یادداشت برداری هم باشید، اما سرتان را هیچ وقت از کامپیوترتان بلند نکنید، هم به سخنران بی‌احترامی کرده‌اید و هم به کسانی که در اطراف شما نشسته‌اند (لازم به گفتن نیست که بعضی‌ها آن‌قدر سرشان را با لپ‌تاپ خود گرم می‌کنند که مجبور می‌شوند در پایان مراسم از این و آن بپرسند که چه گذشته است!)
در کارتان اعتدال داشته باشید. از کامپیوترتان استفاده کنید امّا به مباحث و سخنرانی هم توجه نمایید. شخصی که در حال ایراد سخنرانی است، وقتی کسی را می‌بیند که سرش پایین است و در حال زدن کلیدهاست، حالش گرفته می‌شود. وقتی چشم در چشم سخنران نمی‌اندازید، و فکرتان را مشغول لپ‌تاپ‌تان می‌کنید، خود به خود حواس‌تان پرت شده و سرنخ مطالب را از دست خواهید داد.

5) سر و صدای لپ‌تاپ‌تان را در نیاورید.

یک نکته‌ی اخلاقی دیگر:
با کامپیوتر خود همان‌طور رفتار کنید که با گوشی همراه خود در سالن سینما و یا تئاتر می‌کنید. اگر تصمیم دارید که کامپیوتر خود را همراه ببرید، چند دقیقه از وقت خود را صرف از کارانداختن سرو صدا‌های آن بکنید؛ چرا که ممکن است حواس دیگران را پرت کرده و موجب مزاحمت آن‌ها شود.

6) روزه‌ی شک دار نگیرید!

دوستی نقل می‌کرد که در یکی از همایش‌های برگزار‌شده در فرنگ، از همه‌ی شرکت‌کنندگان خواستند که لپ‌تاپ‌های خود را همراه نیاورند. به محض اعلام این درخواست، همه سر به شورش برداشتند! منظور این نیست که به دوران گچ و تخته و چرتکه بازگردیم، بلکه منظورمان آن است که بگوییم آیه از آسمان نازل نشده که حتماً باید در همایش‌ها لپ‌تاپ‌مان را با خود ببریم. اگر فکر می‌کنید وجود لپ‌تاپ‌ها بیش از آن که کمک‌کننده باشند، مانع می‌تراشند، بهتر است کلاً آن‌ها را از ورود به همایش منع کنید. یک بار امتحان کنید و ببینید آیا بهره‌وری و تأثیر آن همایش بیش‌تر می‌شود یا نه.

7) بروید همایش‌تان را درست کنید!

اگر تشخیص دادید که مشکلات همایش ناشی از لپ‌تاپ‌هاست- بی‌توجهی، بحث‌های نامربوط و امثالهم- ممکن است تقصیر خودِ این کامپیوتر‌ها نباشد. به جای آن، نگاهی به سازو کار همایشِ خود بیندازید. شاید معلوم شود که استفاده‌ی غلط از لپ‌تاپ صرفاً ناشی از یک مشکل بزرگ‌تر است.
در بسیاری از همایش‌ها، یک سری مشکلات ساختاری وجود دارد- که منجر به استفاده از لپ‌تاپ‌ها در آن‌ها می‌گردد. گاهی اوقات سازمان‌ها برحسب عادت و نه نیاز به برگزاری همایش‌های آن‌چنانی اقدام می‌کنند. اگر همایش خوب برنامه‌ریزی شده باشد و خوب هم برگزار گردد، احتمال آن‌که شرکت‌کنندگان‌اش بخواهند با یک دست چند هندوانه بردارند، خیلی بعید خواهد بود.